De kern is je kostprijs per klant. Veel pakketten werken met een mix van een tarief per dossier, een licentie per medewerker en extra pakketten voor facturatie of bankkoppeling. Dat maakt je kostprijs per klant lastig te bepalen, en dus je prijsstelling naar buiten toe net zo. Cleverboek doet dat anders: één tarief per klantdossier, met alle functies erin. Er zijn geen extra pakketten, geen licenties per medewerker en geen staffel die pas later gunstig wordt.
Praktisch betekent dat heel wat. Je kunt je tarief per klant verantwoorden zonder eerst bij een leverancier aan te kloppen. Een boekhouder met twintig klanten betaalt vier keer minder dan een kantoor met tachtig klanten, en ieder betaalt hetzelfde per dossier. En omdat je iedere maand kunt opzeggen, loop je geen risico bij een vertrekkende klant. Vertrekt een klant tussentijds, dan eindigt dat dossier direct en is er geen afkoopsom nodig.
Begin bij je Klanten
Het model is bewust lineair gehouden. Een zelfstandig boekhouder met vijftien dossiers betaalt een klein bedrag, wat bij een gemiddeld tarief van een paar tientjes een bescheiden kostenpost vormt. Je kunt gewoon klein instappen, dus je bepaalt zelf je tempo. Een administratiekantoor met vijfenzeventig klanten betaalt €375 per maand, en rekent niet per collega. Een groot kantoor met tweehonderdvijftig dossiers betaalt hetzelfde per stuk.
Voorspelbaarheid scheelt een hoop werk. Omdat het model gelijk blijft bij uitbreiding, hoef je bij groei niet over te stappen naar een duurder pakket. Je weet bij elke offerte precies wat je overhoudt. Een kantoor dat marge per klant serieus neemt vaart wel bij zo'n simpel model. Cleverboek houdt het bewust eenvoudig, zonder staffel.
Verdeel het Werk Slim
Het grootste tijdverlies zit zelden in het boeken. Bonnen komen pas laat binnen, inkoopfacturen blijven in een mailbox hangen, en een klant belt om te vragen of iets al verwerkt is. In Cleverboek werkt je klant in zijn eigen administratie. Hij stuurt facturen door of fotografeert een bon, en scan en herken zet de gegevens klaar. De koppeling met de bank maakt het werk lichter, en de software leert van eerdere boekingen.
Het restwerk is vooral checken. Omdat kantoor en klant één beeld delen, verandert de rol van je kantoor. In plaats van terugkijken op het verleden, kun je adviseren over wat er nu staat. Dat is precies het werk waarmee je je tarief verdedigt. Een kantoor dat samenwerkt in één systeem houdt ruimte over voor advies.
Neem de Tijd bij het Overzetten
Een complete portefeuille in één keer verhuizen is onverstandig. Het werkt beter om te beginnen met een handvol administraties die je goed kent, die eerst even te laten wennen, en daarna de rest te verhuizen. Omdat je per administratie betaalt en geen jaarcontract hebt, kost dat stapsgewijze aanpak je niets.
De begeleiding bij de overstap is er om te helpen. Openstaande posten, grootboek en stamgegevens gaan netjes over uit het bestaande systeem, of je nu met een spreadsheet werkte of een concurrerend programma. Je klant merkt er weinig van, behalve dat hij vanaf dat moment zelf in zijn cijfers kan kijken. Zo'n overstap blijft overzichtelijk.
Functies Zonder Extra Kosten
Er is geen instapversie die je later uitbreidt. Elke klantadministratie heeft dezelfde functies. De koppeling haalt je afschriften op, en koppelt ze aan documenten, dus niemand hoeft afschriften te importeren. De belastingaangifte volgt uit de boekingen, zodat jij of je medewerker checkt in plaats van overneemt. Inkoopfacturen Boekhoudprogramma voor boekhouders en administratiekantoren en mutaties volgen één verwerking, telkens met overzicht per administratie.
De klant maakt eigen facturen. Onbeperkt facturen en offertes, met eigen logo, en online betalen via iDEAL, zodat een aparte tool overbodig wordt. Urenregistratie en rittenregistratie zitten erin, prettig voor adviseurs. Via de app werkt je klant onderweg, dus aanleveren gebeurt meteen. Zo blijft het dossier altijd actueel.
Wat je Kiest bij deze Software
Geschikte software voor een administratiekantoor houdt je kostprijs laag en voorspelbaar. Cleverboek biedt alles voor één bedrag, zonder staffel, en zonder instapkosten. Je meldt je kantoor aan, zet zelf de eerste administraties op, en werkt met je team zonder extra kosten. Dat maakt het ideaal voor zelfstandige boekhouders.
Het rekenwerk blijft overzichtelijk. Vijf euro per klantadministratie, met het volledige pakket, en maandelijks opzegbaar. Begin met de klanten die je het beste kent, proef een periode, en breid daarna rustig uit. Zo blijf je sturen op kosten, zonder dat je aan een duur pakket vastzit. Cleverboek houdt het simpel en eerlijk, en dat past bij de praktijk van alledag.